Une facture doit répondre à plusieurs obligations légales dont une concernant la numérotation. Plusieurs règles doivent être respectées.

Une facture doit avoir un numéro unique. Vous ne pouvez pas émettre 2 factures avec le même numéro.

Les numéros de facture doivent se suivre. Les numéros doivent être continus et sans interruption.

Les numéros doivent être dans un ordre chronologique par rapport à la date d’émission de la facture.

Les numéros de facture doivent donc répondre aux 3 critères : unique, continus et chronologique. Ces 3 critères sont respectés par les logiciels Sage.

Quelques souplesses sont acceptées par l’administration fiscale et la règlementation. A savoir, il est possible d’avoir plusieurs séquences du numérotation pour, par exemple, identifier 2 activités dans la société. Dans ce cas, les 2 séquences devront respecter les 3 critères initialement énoncés.

Toutefois, il n’est pas conseillé d’intégrer la notion de date dans la numérotation. Aussi, il faut éviter de numéroter comme suit : 2016-06-000152.

L’administration pourra s’avérer plus vigilante, pensant qu’il est possible de cacher des factures en fin de mois.

Cependant, il n’est pas obligatoire de commencer sa numérotation par 01. Lorsque vous créez une société, nous vous conseillons de commencer par exemple par 10001. Vos premiers clients ne seront pas (ou moins facilement) qu’ils sont les premiers.

Dans tous les cas, il est interdit de supprimer des factures. Il ne doit pas y avoir de manque dans votre séquence de numérotation. En cas d’erreur, il faut générer un avoir pour annuler une facture.

Les pièces comptables doivent être conservées selon des critères fixés par l’administration fiscale. Les factures doivent être conservées pendant 10 ans.

L’utilisation de traitement de texte (ex: word) ou de tableur (ex: excel) ne permet pas de répondre aux obligations légales. En effet, il est possible de créer des factures sans respecter une séquence de numérotation. Il peut y avoir des doublons sur les numéros de facture. Une facturation parallèle à la facturation officielle peut être mise en place.

Aussi, l’administration fiscale impose de plus en plus l’utilisation de logiciels professionnels respectant les obligations légales.

Les logiciels Sage Petites Entreprises : Apimécanique, Apinégoce, Apibatiment, Batigest, Apiservices, Apicommerce,… ont un système de numérotation automatique intégré. Le 1er numéro de la séquence est fixé à l’installation du logiciel. Les numéros se suivent pour les factures suivantes sans intervention humaine.

Extrait du projet de loi de finances pour 2016 :

Article 38 : Mesure visant à lutter contre la dissimulation de recettes à la TVA : utilisation obligatoire d’un logiciel de caisse ou système non frauduleux 116

[…]

Lorsqu’elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration.

[…]

Le fait, pour une personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée, de ne pas justifier, par la production de l’attestation ou du certificat prévu au 3° bis de l’article 286, que le ou les logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu’elle détient satisfont aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données prévues par ces mêmes dispositions est sanctionné par une amende de 5 000 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse.

[…]