L’archivage légal sur Apimécanique

Pourquoi archiver ses données ? L’archivage périodique des données est une exigence fiscale imposée par la D.G.I.

Elle permet d’archiver toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l’élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts.

Apimécanique Automobile vous permet de respecter les instructions de la D.G.I. au travers de cet archivage qui générera des fichiers MDB (Access), fichiers TEXTES (fichiers TXT et DAT) et XML.

L’ensemble de ces fichiers sera compressé dans un fichier .zip protégé par mot de passe.

Vous avez l’obligation de réaliser un archivage mensuel avant la fin du mois suivant la période à archiver.

Un archivage annuel est également obligatoire.

Comment faire ? Via le menu Utilitaires / Archivage des données / Lancement

L’archive créée (.zip) devra être conservée en lieu sûr afin d’être restituée à la demande de l’administration fiscale.

Concernant le déclenchement de l’archivage, il convient de distinguer deux cas :

1- Apimécanique est est lié à la Comptabilité Apimécanique: L’archivage des données de gestion vous sera demandé après la clôture et l’archivage des données comptables. Vous pourrez ainsi accéder directement à cet assistant à l’ouverture du dossier. Cet assistant vous proposera par défaut les périodes à archiver (archivage mensuel ou annuel).

2- Apimécanique n’est pas lié à un logiciel comptable : Dans cette configuration, l’archivage devra être déclenché manuellement. Vous sélectionnerez alors manuellement la période à archiver (période du… au), de même pour l’archivage annuel.

Contre les idées reçues de certains utilisateurs et distributeurs:

– L’archivage ne constitue pas une sauvegarde de la base. Donc, les données ne peuvent être restaurées.

– Le fait d’archiver ne purge pas le dossier, toutes les écritures restent présentes dans votre base.

– Le mot de passe est obligatoire et définitif. Ce n’est plus le cas avec les versions 12.20 de Apimécanique. Vous pouvez continuer à sécuriser vos données via un mot de passe mais il n’est plus obligatoire. Le mot de passe n’est pas visible dans le logiciel.

Si vous avez perdu le mot de passe, il est possible de le retrouver. Un distributeur agréé Apimécanique connait les manipulations à réaliser. Cette prestation est disponible sur la boutique du distributeur agréé Apimécanique.