Les éléments légaux sur les contrôles des logiciels comptables

Le contrôle des comptabilités informatisées est prévu dans un cadre légal.

Sage a édité un guide de « sérénité fiscale 2014 » destiné à chacune de ses lignes de logiciels: Apibâtiment, Apimécanique, Apinégoce, Apicommerce,….

L’éditeur a mis en place les outils nécessaires pour répondre à toutes ces obligations légales dans les versions 12 de ses logiciels. Ces modifications peuvent faire l’objet d’explications et de formations de votre distributeur agréé Sage PE.

Un extrait du guide de « Sérénité fiscale » de Sage Petites Entreprises:

L’instruction 13L-1-06 n° 12 du 24 janvier 2006 publiée au Bulletin Officiel des Impôts et relative au contrôle des comptabilités informatisées impose un certain nombre d’exigences aux entreprises françaises tenant leur comptabilité au moyen d’un système informatisé afin qu’elle soit réputée sincère, régulière et probante.

Les exigences de la DGFIP (Direction Generale des Finances Publiques) en matiere de comptabilites informatisees se resument ainsi :

•  validation des ecritures comptables,
•  clotures periodiques et d’exercice,
•  comptabilisation des pieces des applications en amont de la Comptabilite,
•  conservation et archivage des documents comptables.

Retrouvez ci-dessous la description de ces principes.

Validation des écritures comptables

Paragraphe 19 à 24 de l’instruction – Principe du caractère intangible ou de l’irréversibilité des écritures comptables.

• Historisation des écritures « brouillard »

• Un traitement informatique volontaire et irréversible de validation des écritures comptables, qui s’oppose à la saisie en mode « brouillard », interdit toute modification ou suppression des enregistrements ayant fait l’objet de ce traitement assurant ainsi l’intangibilité des enregistrements comptables (PCG(*) 420-5).

• Attributs des écritures validées

Chaque écriture validée doit présenter les attributs non modifiables suivants : date de valeur comptable ou date de validation, référence de la pièce justificative (PCG(*) 420-2) afin d’assurer la permanence du chemin de révision (PCG(*) 410-3).

Clôture périodique

Paragraphe 25 à 29 de l’instruction – Principe d’une procédure de clôture périodique des enregistrements chronologiques.

• Clôture périodique

Il s’agit d’un processus figeant la chronologie et garantissant l’intangibilité des enregistrements comptables. Il doit être mis en oeuvre au plus tard avant l’expiration de la période suivante.

La période est l’intervalle de temps durant lequel les écritures sont enregistrées en vue de leur centralisation (mois ou trimestre par exemple) afin d’établir des situations intermédiaires en cours d’exercice comptable. D’un point de vue pratique, il est vivement conseillé de procéder à la clôture après envoi de la déclaration de TVA.

• Comptabilisation d’un évènement intervenant sur une période déjà clôturée

Cette opération sera enregistrée avec une date de comptabilisation égale à la date du premier jour de la période non encore clôturée avec mention expresse de sa date de survenance.

Clôture d’exercices

« […] au terme d’une période de 12 mois […], il doit être obligatoirement procédé à la clôture de l’exercice. ». C’est à la clôture annuelle que sont établis les comptes annuels au vu des enregistrements comptables et d’inventaire : bilan, compte de résultat et annexe forment un tout indissociable.
Pour les contrôles fiscaux engagés à partir du 1er janvier 2014, le contribuable doit remettre à l’administration fiscale un fichier des écritures comptables au format décrit dans l’article « A 47 A I du 02/08/2013 ».

Archivage des données de la comptabilité

Paragraphe 96 de l’instruction – Une procédure d’archivage vise les objectifs suivants :

•  donner date certaine aux documents et données pour une période utile (période comptable, exercice comptable et fiscal) […]

•  copier sur support informatique pérenne ces documents et données, de manière à permettre leur exploitation indépendamment du système […]

Paragraphe 100 et 101 de l’instruction : Le logiciel pourra proposer une procédure d’archivage lors de la clôture de chaque période ou de l’exercice correspondant aux déclarations déposées.

Il est précisé que rien ne s’oppose à ce que la clôture et l’archivage des douze périodes mensuelles soient réalisés en une seule opération avant de réaliser la clôture et l’archivage de l’exercice. Cependant, la précision suivante est importante :
« Si pour l’administration, la périodicité de l’archivage doit être annuelle, car liée à la clôture de l’exercice, et corrélativement, au dépôt de la déclaration de résultat, la réalisation d’archivages mensuels ou trimestriels, en fonction du régime d’imposition des entreprises en matière de taxe sur la valeur ajoutée, peut constituer une sécurité supplémentaire. »

Article A 47 A du livre des procédures fiscales – « Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable peut satisfaire à l’obligation de représentation des documents comptables […] en remettant, sous forme dématérialisée

[…], une copie des fichiers des écritures comptables définies aux articles 420-1 et suivants du plan comptable général. »

Principe de la permanence du chemin de révision

Paragraphe 30 de l’instruction – « […] les comptabilités informatisées doivent permettre de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification » et inversement il doit être possible depuis les comptes de remonter jusqu’aux pièces justificatives.

Archivage dans les applications périphériques

Paragraphe 63 de l’instruction – « Les entreprises doivent conserver les livres, registres, documents […] sous une forme dématérialisée dans un format immédiatement lisible. »
Le délai général de conservation est de 6 ans et de 3 ans minimum sur support informatique.